Bot Telegram Manual del Bot de Telegram
Guía completa para usuarios finales
¿Qué es el Bot de Telegram?
El Bot de Telegram de GestionShop es una herramienta administrativa profesional que te permite consultar información crítica de tu negocio directamente desde tu teléfono, sin necesidad de iniciar sesión en el sistema completo. Ideal para gerentes, administradores y personal autorizado que necesitan tomar decisiones rápidas sobre saldos de caja, contratos, inventario y solicitudes desde cualquier lugar.
Herramienta para Gestión y Control
Diseñada específicamente para personal administrativo y gerencial que necesita acceso inmediato a información del negocio, permitiendo supervisión y toma de decisiones sin importar dónde te encuentres.
Tiempo Real
Información actualizada al instante
100% Móvil
Gestiona desde cualquier lugar
Máxima Seguridad
Cifrado y control de acceso
Control por Usuario
Permisos específicos por persona
Crear Contratos
Desde tu teléfono en segundos
Crear Clientes
Registro rápido con consulta automática
Prorrogar
Extiende contratos al instante
Notificaciones
Automáticas a clientes por WhatsApp/SMS
Beneficios para tu Negocio
Consulta información crítica sin necesidad de estar en la oficina
Supervisa saldos, inventario y operaciones en tiempo real
Aprueba o rechaza solicitudes desde tu teléfono
Consultas rápidas sin necesidad de iniciar la plataforma completa
Seguridad y Protección de Datos
La seguridad de tu información es nuestra prioridad. El Bot de Telegram de GestionShop implementa múltiples capas de protección para garantizar que solo personal autorizado acceda a datos sensibles de tu negocio.
🔒 Protección Certificada de Nivel Empresarial
Todas las comunicaciones y datos están protegidos con los más altos estándares de seguridad de la industria.
Capas de Seguridad Implementadas
Cifrado de Datos de Extremo a Extremo
Toda la información que viaja entre el bot y el servidor está cifrada con algoritmos de grado empresarial. Tus datos de caja, contratos y clientes están protegidos en todo momento.
- Cifrado SSL/TLS en todas las comunicaciones
- Contraseñas almacenadas con encriptación de alto nivel
- Tokens de sesión protegidos y renovables
APIs Protegidas y Autenticadas
Cada consulta al sistema requiere autenticación válida y verificación de permisos. No es posible acceder a datos sin credenciales autorizadas.
- Validación de tokens en cada petición
- Rate limiting para prevenir abusos
- Logs de auditoría de todos los accesos
- Detección automática de intentos no autorizados
Control de Acceso Estricto
Solo usuarios registrados y habilitados en el sistema pueden usar el bot. No hay forma de acceder sin autorización previa del administrador.
- Lista blanca de usuarios autorizados
- Verificación de credenciales contra la base de datos
- Sesiones temporales con expiración automática
- Logout inmediato al detectar actividad sospechosa
Permisos Granulares por Usuario
Cada usuario tiene permisos específicos y limitados. Solo pueden ver información de los almacenes asignados y ejecutar comandos autorizados.
- Control por almacén: acceso solo a sucursales asignadas
- Control por comando: cada usuario tiene comandos específicos
- Control por acción: ver vs. modificar datos
- Roles personalizables según función laboral
Auditoría y Trazabilidad
Todas las acciones quedan registradas y auditables. Puedes saber quién consultó qué información y cuándo.
- Registro de todos los accesos al bot
- Historial de comandos ejecutados por usuario
- Timestamps de cada consulta
- Identificación de usuario en cada acción
Protección Contra Ataques
Sistema con múltiples mecanismos de defensa contra intentos de acceso no autorizado o abuso del servicio.
- Límite de intentos de login fallidos
- Bloqueo temporal de usuarios sospechosos
- Validación de origen de peticiones
- Protección contra inyección de comandos
✅ Garantía de Confidencialidad
Tu información de negocio está tan segura en el bot como en la plataforma completa de GestionShop. Usamos la misma infraestructura de seguridad y protocolos que protegen los datos de cientos de empresas.
Puedes usar el bot con confianza sabiendo que tu información empresarial está protegida por los mismos estándares de seguridad que usan bancos y entidades financieras. Solo personal autorizado por ti tendrá acceso, y solo a la información que tú determines.
Crear tu Bot desde Cero
Antes de usar el Bot de GestionShop, necesitas crearlo en Telegram. Este proceso es sencillo y solo lo haces una vez.
Paso 1: Buscar BotFather
Abre Telegram en tu teléfono o computadora
Busca @BotFather (tiene una verificación azul)
Haz clic en INICIAR o envía /start
Paso 2: Crear el Bot
El username de tu bot DEBE seguir este formato para mantener la organización:
{nombre_de_tu_negocio}_gs_bot - Primera parte: Nombre corto de tu negocio (sin espacios, usa guión bajo _)
- Obligatorio: Debe terminar siempre con
_gs_bot - Único: No puede existir otro bot con el mismo username en Telegram
joyeriaeloro_gs_botcompraventalaplata_gs_botalmacencentral_gs_bot
minegocio_bot(falta _gs)mibot_gs(falta _bot)gs_bot(falta nombre del negocio)
Este token es como una contraseña. Cópialo y guárdalo en un lugar seguro Lo necesitarás para conectar el bot con GestionShop.
Paso 3: Proporcionar el Token al Administrador
Envía el token a tu administrador de GestionShop
El administrador lo configurará en Configuraciones → Integraciones → Token del Bot
NUNCA compartas el token públicamente
- No lo publiques en redes sociales o grupos
- No lo compartas con personas fuera de tu organización
- Si lo pierdes, puedes regenerarlo con
/tokenen BotFather
Configuración para Empezar a Usar
Una vez creado el bot con BotFather, debes configurarlo en GestionShop para que esté listo para usar.
Configuración del Token
Ve a Configuraciones → Integraciones → Token del Bot y realiza lo siguiente:
Pega el token que te dio BotFather en el campo correspondiente
Haz clic en Guardar y Reiniciar Bot
Espera la confirmación de que el token es válido y el bot se ha reiniciado correctamente
El sistema valida automáticamente el token con Telegram antes de guardarlo. Si el token es inválido, recibirás un mensaje de error y no se guardará. El bot se reinicia automáticamente con el nuevo token sin necesidad de reiniciar el servidor.
Configuración de Roles de Telegram
El administrador debe configurar los roles y permisos desde Configuraciones → Integraciones → Roles Bot Telegram:
Selecciona un rol (Administrador, Gerente, Asesor diurno, Asesor nocturno, Auditor, etc.)
Configura los permisos específicos para ese rol (Saldo Caja, Contratos, Vitrina, Solicitudes, Prórroga, Contrato Express, Crear Cliente, Buscar Contrato)
Guarda los cambios para cada rol configurado
Agregar Usuarios con Acceso al Bot
El administrador asigna usuarios desde Configuraciones → Integraciones → Permisos Usuarios Bot:
Haz clic en Agregar Usuario
Selecciona el empleado que podrá usar el bot (solo empleados activos)
Haz clic en Editar en el usuario agregado
Asigna Super Usuario (acceso total) o configura roles por almacén
Guarda los permisos
Solo los usuarios que agregues en Permisos Usuarios Bot podrán iniciar sesión en el bot. Asegúrate de configurar sus permisos correctamente según el rol que desempeñan.
Si eres un empleado y no tienes acceso al bot, solicita al administrador de tu empresa que te agregue a la lista de usuarios autorizados con los permisos necesarios.
Planes del Bot
El Bot de GestionShop está disponible en diferentes planes según las necesidades de tu empresa.
🆓 Plan FREE
Periodo de prueba gratuito con todas las funciones habilitadas. Ideal para evaluar el bot antes de contratar un plan.
💼 Plan BÁSICO
Acceso ilimitado para equipos pequeños con todas las funcionalidades del bot.
🚀 Plan ENTERPRISE
Para grandes organizaciones con múltiples almacenes y equipos extensos.
El plan de tu empresa determina cuántos usuarios pueden acceder al bot y otras características. Consulta con tu administrador sobre el plan activo.
Sistema de Permisos
El bot utiliza un sistema de roles y permisos para controlar qué comandos puede usar cada usuario y en qué almacenes.
Tipos de Acceso
Super Usuario
Acceso total a todos los comandos en todos los almacenes. Normalmente asignado a dueños y gerentes generales.
Usuario con Roles
Permisos específicos según roles asignados por almacén. Puedes tener diferentes roles en diferentes almacenes.
¿Cómo Funciona?
El bot muestra automáticamente solo los comandos que tienes permitido usar. Los comandos sin permiso no aparecen en tu menú, haciendo la experiencia más limpia y enfocada en lo que realmente necesitas.
Usa el comando /perfil después de iniciar sesión para ver tus permisos específicos
y los almacenes a los que tienes acceso.
Cómo Iniciar Sesión
Busca tu Bot
Abre Telegram y busca tu bot por el nombre de usuario que creaste (ej: @minegocio_gs_bot)
Inicia el Bot
Presiona INICIAR o envía /start
Haz Login
Usa el comando /login seguido de tu usuario y contraseña de GestionShop
Formato del Comando
/login tu_usuario tu_contraseñaEjemplo:
/login jperez MiClave123- El bot eliminará automáticamente tu mensaje con la contraseña
- Tu sesión permanecerá activa por 30 días
- Nunca compartas tus credenciales con nadie
- Usa
/logoutsi usas un dispositivo compartido
Comandos Disponibles
Los comandos disponibles dependen de los permisos asignados por tu administrador.
/start Público Inicia la conversación con el bot y muestra el mensaje de bienvenida.
/help Público Muestra la lista de comandos disponibles y una guía rápida de uso.
/perfil Requiere Login Muestra tu información: nombre, tipo de acceso, almacenes asignados y comandos disponibles según tus permisos.
/caja Requiere Login Permiso Requerido Consulta el saldo de caja de tus almacenes autorizados.
- Saldo actual por almacén
- Desglose por tipos de movimiento
- Totales consolidados
/contratos Requiere Login Permiso Requerido Consulta información sobre contratos vigentes en tus almacenes.
- Cantidad de contratos por almacén
- Capital total en contratos
- Prórroga pendientes
- Contratos próximos a vencer
/buscar_contrato Requiere Login Permiso Requerido Busca un contrato específico por su código de forma interactiva. El bot te guiará paso a paso.
/buscar_contrato El bot te pedirá el código del contrato y mostrará un botón para cancelar.
/buscar_contrato 1-3546 Si ya conoces el código, puedes escribirlo directamente.
- Datos completos del contrato
- Información del cliente
- Estado y fechas importantes
- Valores, prorrogas y liquidación
- Botón para actualizar la información
/vitrina Requiere Login Permiso Requerido Consulta el inventario disponible en vitrina.
- Cantidad de artículos por almacén
- Valor total en vitrina
- Desglose por categorías
/solicitudes Requiere Login Permiso Requerido Ve y responde solicitudes pendientes del sistema.
- Lista de solicitudes pendientes
- Detalles de cada solicitud
- Botones para aprobar o rechazar
/solicitud Requiere Login Permiso Requerido Consulta una solicitud específica por su número.
/solicitud 12345 /contrato_express Requiere Login Permiso Requerido Crea contratos de forma rápida y guiada. El bot te llevará paso a paso a través de un proceso interactivo.
- Identificación del cliente (cédula)
- Selección de plazo y clase de artículo
- Descripción y peso (si aplica)
- Precio del artículo
- Foto del artículo (opcional)
- Confirmación con PIN de seguridad
/crear_cliente Requiere Login Permiso Requerido Crea clientes de forma rápida cuando necesites hacer un contrato y el cliente no esté registrado.
- Ingreso de cédula (con verificación automática)
- Consulta automática de nombres desde la Registraduría
- Opción de ingreso manual si no hay datos
- Género (Masculino/Femenino)
- Número de celular (obligatorio)
- Email (opcional, importante para notificaciones)
- Barrio y dirección completa
- Confirmación con PIN de seguridad
/prorrogar Requiere Login Permiso Requerido Prorroga un contrato de forma rápida ingresando el código del contrato.
/prorrogar El bot te pedirá el código del contrato paso a paso.
/prorrogar 1-3546 Prorroga directamente escribiendo el código.
- Información completa del contrato
- Valor de la prórroga a pagar
- Nueva fecha de vencimiento
- Confirmación con PIN de seguridad
/configurar_pin Requiere Login Configura tu PIN de seguridad de 4 dígitos para operaciones críticas como crear contratos, clientes o prorrogar.
- Paso 1: Confirma tu identidad con usuario y contraseña
- Paso 2: Ingresa tu nuevo PIN de 4 dígitos
- Paso 3: PIN configurado y listo para usar
- PIN de exactamente 4 dígitos numéricos
- Requerido para operaciones sensibles
- Puedes cambiarlo cuando quieras
- El mensaje con tu PIN se elimina automáticamente
/cancelar Siempre Disponible Cancela cualquier operación en curso (crear contrato, crear cliente, etc.) y vuelve al menú principal.
/logout Requiere Login Cierra tu sesión actual en el bot.
Ejemplos de Uso
Ejemplo 1: Consultar Saldo de Caja
/caja 📊 Tienes acceso a 2 almacén(es)
[Botones interactivos]
• Ver Almacén Principal
• Ver Sucursal Norte
• Ver Consolidado
Ejemplo 2: Buscar un Contrato (Modo Interactivo)
/buscar_contrato Por favor, escribe el código del contrato que deseas buscar.
Ejemplo: 1-3546
[Botón: 🔙 Cancelar]
1-3546 Cliente: Juan Pérez
Artículo: Anillo de oro 18k
Estado: Vigente
Capital: $1,200,000
Vencimiento: 30/10/2025
[Botón: 🔄 Actualizar]
Ejemplo 3: Crear un Contrato Express
/contrato_express 📝 PASO 1/7: CLIENTE
Ingresa el número de cédula del cliente:
(Mínimo 6 dígitos)
[Botones: 🔙 Volver | 🚫 Cancelar]
1234567890 Nombre: Juan Pérez
Celular: 3001234567
📅 PASO 2/7: PLAZO
Selecciona el plazo del contrato:
[Botones con plazos: 30 días | 60 días | 90 días...]
Selecciona la clase:
[Botones: Oro | Plata | Varios...]
Describe el artículo...
[Luego pide peso, precio, foto (opcional)]
RESUMEN FINAL:
Cliente: Juan Pérez
Plazo: 30 días
Artículo: Anillo de oro 18k
Precio: $1,200,000
[Botones: ✏️ Editar | ✅ Confirmar]
📄 Código: 1-3546
👤 Cliente: Juan Pérez
💰 Préstamo: $1,200,000
✉️ Se enviaron notificaciones al cliente
[Botones: Nuevo contrato | Volver al inicio]
Ejemplo 4: Crear un Cliente Express
/crear_cliente 📝 Ingresa el número de cédula:
(Mínimo 6 dígitos)
[Botón: 🚫 Cancelar]
9876543210 ¿Quieres consultar automáticamente los nombres?
[Botones: 🔍 Consultar nombres | ✍️ Ingresar manual]
Nombres: María
Apellidos: García López
Email: maria.garcia@email.com
[Luego solicita: Género → Celular → Barrio → Dirección]
RESUMEN:
Cédula: 9876543210
Nombre: María García López
Celular: 3009876543
Email: maria.garcia@email.com
[Botones: ✏️ Editar | ✅ Confirmar]
👤 María García López
📱 3009876543
[Botones: Crear contrato | Otro cliente | Inicio]
Ejemplo 5: Responder Solicitud
/solicitudes 1. #12345 - Descuento especial
Almacén: Principal (1)
[Botón: Ver Detalles]
Tipo: Descuento especial
Solicitante: María García
Fecha: 09/11/2025 14:30
[Botones: ✅ Aprobar | ❌ Rechazar]
Preguntas Frecuentes
¿Cómo obtengo acceso al bot?
Debes ser agregado por el administrador de tu empresa en GestionShop. Una vez agregado, podrás iniciar sesión con tu usuario y contraseña del sistema.
¿Cuánto tiempo dura mi sesión?
Tu sesión permanece activa por 30 días. Después deberás hacer login nuevamente.
Puedes cerrar sesión manualmente con /logout.
¿Puedo usar el bot desde cualquier dispositivo?
Sí, funciona en cualquier dispositivo donde tengas Telegram: teléfono móvil, tablet, computadora o versión web.
¿Por qué no puedo usar ciertos comandos?
Los comandos disponibles dependen de los permisos asignados por tu administrador.
Usa /perfil para ver tus permisos específicos.
¿El bot guarda mi contraseña?
El bot almacena tu contraseña de forma encriptada para renovar tu sesión automáticamente. Esta información está protegida con cifrado de grado empresarial.
¿Qué hago si el bot no responde?
Verifica que: 1) Hayas iniciado sesión correctamente, 2) Tengas permisos para el comando, 3) El bot esté habilitado en tu empresa. Si el problema persiste, contacta a tu administrador.
¿Puedo modificar datos desde el bot?
El bot está diseñado principalmente para consultas. Algunas acciones como aprobar o rechazar solicitudes sí están disponibles según tus permisos.
¿Qué hago si perdí el token del bot?
Puedes regenerar el token en BotFather enviando /token y seleccionando tu bot.
Luego proporciona el nuevo token a tu administrador.
¿Cómo funciona el menú dinámico de comandos?
El bot muestra automáticamente solo los comandos que tienes permitido usar según tus permisos. Cuando inicias sesión, tu menú se actualiza mostrando únicamente los comandos disponibles para ti. Si cierras sesión, el menú vuelve al estado básico. Esto hace la experiencia más limpia y evita confusiones al intentar usar comandos sin permiso.
¿Puedo crear contratos directamente desde el bot?
Sí, con el comando /contrato_express puedes crear contratos completos de forma guiada.
El bot te llevará paso a paso, desde la identificación del cliente hasta el resumen final. Puedes
editar cualquier campo antes de confirmar y el sistema generará automáticamente el código del contrato
y enviará notificaciones al cliente.
¿Qué es el PIN de seguridad y para qué sirve?
El PIN es un código de 4 dígitos que debes configurar con /configurar_pin. Se requiere
para confirmar operaciones sensibles como crear contratos, crear clientes o realizar prorrogas. Es una
capa adicional de seguridad para evitar operaciones no autorizadas. Por seguridad, se requiere
tu usuario y contraseña para crear o cambiar el PIN, asegurando que solo tú puedas configurarlo
aunque alguien más tenga acceso a tu teléfono. Tu PIN es personal y nunca debes compartirlo.
¿Puedo cancelar una operación en curso?
Sí, puedes usar el comando /cancelar en cualquier momento durante un proceso
(crear contrato, crear cliente, etc.) para salir y volver al menú principal. También hay botones
de "Cancelar" en cada paso de los procesos interactivos.
¿Los clientes reciben notificaciones automáticas?
Sí, cuando creas un contrato o realizas una prórroga desde el bot, el sistema envía automáticamente notificaciones al cliente por WhatsApp, SMS y Email (según la configuración y los datos disponibles del cliente). Esto mantiene al cliente informado de todas las operaciones realizadas.
¿Puedo editar los datos antes de confirmar una operación?
Sí, tanto en la creación de contratos como de clientes, el bot muestra un resumen final con un botón "Editar" que te permite modificar cualquier campo capturado. Puedes editar múltiples campos antes de confirmar la operación final con tu PIN.
¿Qué es la consulta automática de nombres?
Al crear un cliente con /crear_cliente, el bot puede consultar automáticamente los nombres
y email del cliente desde bases de datos públicas (como la Registraduría) usando solo la cédula. Esto
ahorra tiempo y reduce errores de digitación. Si no encuentra datos, siempre puedes ingresarlos manualmente.